Télétravail : Utilisation du numéro de téléphone personnel des agents (toulouse 3)

Utilisation du numéro de téléphone personnel des agents, université Toulouse 3, 20/03/2020

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de la mise en place du travail à distance et afin d’assurer le bon fonctionnement de l’Université Toulouse III – Paul Sabatier, la communication entre les agents et leurs responsables hiérarchiques doit être garantie tout en tenant compte des exigences de sécurité et de confidentialité applicables aux données à caractère personnel.

L’accès et l’utilisation du numéro de téléphone personnel des agents de l’établissement doivent respecter les conditions suivantes :

1- A qui demander le numéro de téléphone personnel de l’agent ?

La demande doit être adressée directement à l’agent concerné, en envoyant un email à destination de son adresse institutionnelle.

2- Qui peut demander à l’agent de communiquer son numéro de téléphone personnel ?

La demande doit émaner de la direction de la structure dans laquelle exerce l’agent.

3- A qui l’agent doit-il communiquer son numéro de téléphone personnel ?

L’agent doit envoyer son numéro de téléphone par email, à destination de l’adresse institutionnelle de son responsable hiérarchique.

4- Comment le responsable hiérarchique doit-il gérer les données des agents ?

Le responsable hiérarchique, dont les agents sous sa responsabilité lui ont adressé leur numéro de téléphone personnel, doit établir la liste des données téléphoniques en sa possession, et mettre en place les mesures de sécurité et de confidentialité suivantes :

· Finalités : les données ne doivent être utilisées que pour permettre au responsable hiérarchique de communiquer avec ses agents dans le cadre professionnel.

· Destinataire : seul le responsable hiérarchique peut traiter les données de ses agents.

· Durée de conservation : la liste des données doit être supprimée dès que la présidence demandera aux agents de revenir sur leur lieu de travail habituel.

Tout autre usage, ou toute communication à un tiers à l’établissement, ou à un agent au sein du service ou d’un autre service de l’établissement, doit, au préalable, faire l’objet d’une demande adressée par le responsable hiérarchique à l’agent concerné.

La liste des données téléphoniques doit, de préférence, être réalisée sur un tableur Excel et stockée sur un espace sécurisé.

5- L’agent peut-il s’opposer à la demande de communication de son numéro de téléphone personnel ?

Tout agent est en droit de s’opposer à la demande de communication de son numéro de téléphone personnel qui lui est adressée par sa direction, sauf si celle-ci en exprime le besoin impérieux, lequel s’apprécie au regard des fonctions exercées par l’agent ainsi que du préjudice que provoquerait l’absence de communication de ses données sur le bon fonctionnement de son service.

6- L’ensemble de ces conditions s’appliquent-elles au numéro de téléphone personnel d’un agent concerné par le Plan de continuité des activités (PCA) ?

L’ensemble de ces conditions générales d’accès et d’utilisation du numéro de téléphone personnel des agents de l’établissement ne s’appliquent pas à l’égard des personnels concernés par le Plan de continuité des activités, lequel relève de conditions spécifiques.

7- A qui s’adresser pour toute information relative au traitement des données à caractère personnel ?

Pour toute demande d’information relative au traitement de vos données à caractère personnel ainsi qu’à l’exercice de vos droits, il vous est possible de prendre contact avec le Délégué à la protection des données, mais encore de vous adresser au Référent à la protection et à la sécurité des données directement rattaché à votre structure

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